Politique de confidentialité - Location de salles

Ercos SA, société sise chemin en Cormistaux 92A, 1040 Echallens, Suisse (ci-après « Ercos »), exploite la solution web location-salles.ch et est l'auteur de la présente Politique de confidentialité. Pour le reste, les Conditions Générales (CG) d'Ercos sont applicables.

Nous sommes conscients de l'importance que vous attachez au traitement de vos informations personnelles. Nous vous remercions par conséquent d'accorder votre confiance à Ercos et tenons à vous garantir que ces informations sont traitées avec le plus grand soin, dans le respect de la loi fédérale sur la protection des données et, pour les personnes établies dans l'UE, du règlement général sur la protection des données de l'UE.

A. Responsable du traitement et rôle d'Ercos

L'entité responsable du traitement des données est :

Ercos SA
Ch. En Cormistaux 92A
1040 Echallens
Suisse

Vous pouvez écrire au responsable de la protection des données d'Ercos SA à l'adresse suivante : protectiondonnees@ercos.ch

Le rôle d'Ercos dépend des données concernées :

Données des hôtes et de leurs utilisateurs (personnes qui gèrent des salles sur location-salles.ch) : Ercos est responsable du traitement.
Données des locataires (personnes qui réservent une salle) : l'hôte qui met la salle en location est responsable du traitement et reste propriétaire de ces données (cf. art. 6.3 des CG). Ercos les traite uniquement pour le compte de l'hôte, en tant que sous-traitant, afin de fournir la solution. Les demandes relatives à ces données doivent en priorité être adressées à l'hôte concerné.

B. Droit applicable

Le traitement des données par Ercos est régi par le droit suivant :

Données des personnes établies en Suisse

Le traitement des données des personnes établies en Suisse est régi par le droit suisse, en particulier la loi fédérale sur la protection des données (LPD, RS 235.1) et l'ordonnance sur la protection des données (OPDo, RS 235.11).

Données des personnes établies dans l'UE

Outre le droit suisse, le règlement (UE) 2016/679 (règlement général sur la protection des données, RGPD) s'applique au traitement des données des personnes établies dans l'UE. Voir aussi la let. K.

C. Caractéristiques et étendue de la collecte de données personnelles

Lorsque vous visitez notre site web

Lors de votre visite, l'adresse IP de votre appareil ainsi que des informations techniques sur votre navigateur sont nécessairement transmises à notre serveur et aux fournisseurs techniques décrits à la let. E (polices de caractères, icônes, bibliothèques). Le serveur de notre hébergeur conserve ces informations dans ses journaux techniques.

Avec votre accord, donné via le bandeau de gestion des cookies, nous mesurons en outre l'audience du site à l'aide de Google Analytics (cf. let. E).

Lorsque vous réservez une salle

Une réservation peut être effectuée sans compte utilisateur. Sont alors recueillies les données nécessaires à la réservation : nom, prénom, société, adresse, adresse de facturation, adresse e-mail, numéro de téléphone, nombre de participants, type d'événement, commentaires et réponses aux questions définies par l'hôte. Selon la salle, s'y ajoutent les données de paiement traitées par le prestataire de paiement, les codes d'accès et le journal d'ouverture des portes lorsque la salle est équipée d'une serrure connectée. Ces données sont traitées pour le compte de l'hôte (cf. let. A).

Lorsque vous utilisez la solution web en tant qu'hôte

Lors de l'inscription et de l'utilisation de la solution web, gratuite ou payante, Ercos enregistre les données saisies par l'hôte et ses utilisateurs : nom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, coordonnées bancaires, ainsi que les informations requises pour utiliser le service (salles, tarifs, réservations, documents).

Données d'activité des utilisateurs connectés

Lorsque vous utilisez location-salles.ch en étant connecté à votre compte utilisateur, Ercos enregistre automatiquement, pour chaque jour d'utilisation, l'heure de votre première et de votre dernière activité, les heures de la journée pendant lesquelles vous avez été actif ainsi que le nombre de requêtes effectuées. Ces données sont rattachées à votre compte utilisateur et à l'hôte pour lequel vous agissez. Les personnes qui effectuent une réservation sans compte utilisateur ne sont pas concernées par cet enregistrement.

Suivi des erreurs

Pour détecter et corriger les erreurs techniques, l'application transmet au service Sentry des rapports d'erreur et de performance. Lorsque vous êtes connecté, ces rapports contiennent l'identifiant et l'adresse e-mail de votre compte. Une petite partie des sessions, ainsi que les sessions au cours desquelles une erreur survient, peut être enregistrée afin de reproduire le problème.

D. Sécurité des données

Nous prenons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles conformément aux normes reconnues du secteur afin de protéger les données personnelles que nous stockons contre tout(e) manipulation involontaire, illégale ou non autorisée, suppression, altération, accès, transmission ou utilisation et de manière à éviter toute perte partielle ou complète de ces données. La base de données et les fichiers de location-salles.ch sont hébergés auprès du fournisseur suisse Infomaniak Network SA à Genève, dans des centres de données situés en Suisse. Certains prestataires décrits à la let. E traitent des données hors de Suisse. La connexion à nos serveurs est chiffrée (HTTPS). Nous effectuons régulièrement des sauvegardes des données afin d'éviter toute perte de données. Nos mesures de sécurité sont continuellement mises à jour et renforcées en fonction de l'évolution technologique. Nous ne sommes toutefois pas en mesure de garantir la sécurité des transmissions de données sur Internet ; la transmission de données par e-mail comporte notamment un risque d'intrusion par des tiers.

E. Objectif du traitement des données personnelles / Destinataire des données

Nous traitons les données recueillies afin de fournir la solution location-salles.ch, de gérer votre accès et votre utilisation, d'entretenir une bonne relation commerciale avec les hôtes, de contrôler et d'améliorer la performance et la qualité de notre offre, de détecter et corriger les erreurs, de détecter, prévenir ou enquêter sur d'éventuelles activités illégales, et d'informer les hôtes des nouveautés de la solution (cf. let. G).

Les données des locataires ne font l'objet d'aucune exploitation commerciale par Ercos (cf. art. 13.3 des CG).

Prestataires

Nous faisons appel aux prestataires suivants, tenus de se conformer à la réglementation relative à la protection des données :

Infomaniak Network SA (Suisse) : hébergement de la solution et envoi de la newsletter.
Postmark (ActiveCampaign, LLC, États-Unis) : envoi des e-mails liés aux comptes et aux réservations.
Payrexx AG et wallee AG (Suisse) : traitement des paiements en ligne.
dormakaba (resivo, exivo) : gestion des accès aux salles équipées d'une serrure connectée.
Sentry (Functional Software, Inc., États-Unis) : suivi des erreurs techniques (cf. let. C).
Google Analytics (Google Ireland Limited / Google LLC, États-Unis) : mesure d'audience, uniquement avec votre accord.
biskoui (Suisse) : gestion de votre consentement aux cookies.
Slack (Slack Technologies, LLC, États-Unis) : alertes techniques internes à Ercos, pouvant contenir le nom d'un hôte et la référence d'une réservation.
Google Fonts, Font Awesome, jsDelivr et unpkg : fourniture de polices de caractères, d'icônes et de bibliothèques, qui reçoivent l'adresse IP de votre appareil.

Les transferts de données vers les États-Unis reposent sur le Swiss-U.S. Data Privacy Framework lorsque le prestataire y est certifié, ou à défaut sur des clauses contractuelles types. Les données peuvent en outre être communiquées à des autorités lorsque la loi l'exige.

Lorsqu'un hôte intègre une visite virtuelle de sa salle (par exemple Matterport ou YouTube), son affichage est fourni par le service tiers concerné, qui reçoit alors votre adresse IP.

Mesure d'audience (Google Analytics)

Avec votre accord, donné via le bandeau de gestion des cookies, notre site utilise Google Analytics 4. Google Analytics dépose des cookies afin d'analyser la façon dont le site est utilisé. Les informations générées (pages consultées, type d'appareil, localisation approximative) sont transmises à Google et peuvent être stockées sur des serveurs aux États-Unis. Google Analytics 4 n'enregistre pas les adresses IP complètes.

Vous pouvez refuser ou retirer votre accord à tout moment via le bandeau de gestion des cookies. Vous pouvez également installer le module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics.

Statistiques internes d'utilisation

Les données d'activité des utilisateurs connectés (cf. let. C) sont utilisées exclusivement par Ercos afin d'établir des statistiques internes d'utilisation de location-salles.ch (nombre d'utilisateurs actifs par jour, par semaine et par mois, utilisateurs connectés, répartition de l'utilisation par heure et par jour de la semaine), d'améliorer la solution et d'identifier les hôtes qui n'utilisent plus le service afin de leur proposer un accompagnement. Ces données sont consultables nominativement par l'équipe d'Ercos et ne sont transmises à aucun tiers.

F. Évaluation automatisée de l'activité des comptes

Chaque nuit, Ercos évalue automatiquement l'activité des comptes des hôtes (connexions, réservations, salles publiées, abonnement) afin de les classer dans un segment de suivi commercial. Selon ce segment, des e-mails peuvent être envoyés automatiquement à l'hôte, notamment une relance lorsqu'aucune salle n'a été créée ou l'avertissement prévu pour les comptes inactifs (cf. art. 10.5 des CG). Le segment détermine également la liste de diffusion de la newsletter.

La désactivation d'un compte n'est jamais décidée automatiquement : elle fait toujours l'objet d'une décision d'un collaborateur d'Ercos. Les données des locataires ne sont pas concernées par cette évaluation.

G. Communication par e-mail

Ercos peut adresser aux administrateurs et au personnel des hôtes une newsletter les informant des nouveautés et mises à jour de la solution. Vous pouvez vous en désabonner à tout moment grâce au lien figurant dans chaque newsletter. Les locataires ne reçoivent jamais la newsletter.

Les e-mails liés au fonctionnement du service (réservations, paiements, gestion du compte) ne sont pas des envois marketing et ne peuvent pas être désactivés.

H. Durée de conservation

Ercos traite et stocke les données personnelles des hôtes, de leurs utilisateurs et de leurs locataires aussi longtemps que le compte de l'hôte est actif. Il convient de noter ici que la relation contractuelle est une relation continue, établie sur la base de périodes de plusieurs années. Après la résiliation du contrat, la restitution et la conservation des données de l'hôte sont régies par l'art. 6.4 des CG.

Les données d'activité des utilisateurs connectés (cf. let. C) sont conservées sous forme détaillée pendant 24 mois au maximum. Passé ce délai, elles sont supprimées et seules des statistiques agrégées et anonymes, ne permettant plus d'identifier un utilisateur, sont conservées. Les journaux techniques de l'application sont conservés 180 jours.

Si la conservation des données n'est plus nécessaire à l'exécution d'obligations contractuelles ou légales, les données seront supprimées ou anonymisées, à moins que leur traitement - limité dans le temps - ne soit nécessaire aux fins suivantes :

Respect des obligations commerciales, fiscales et d'autres obligations de conservation en Suisse : les livres doivent notamment être tenus et conservés pour une période de dix ans (CO 958f) ; des délais plus longs peuvent également s'appliquer en vertu de lois spéciales.
Conservation des éléments de preuve pendant le délai de prescription légal.

I. Renseignement, rectification, effacement, blocage, consentement

En ce qui concerne vos données personnelles, vous disposez des droits suivants. Ercos accorde explicitement aux personnes établies en Suisse les droits suivants prévus dans le RGPD, à moins qu'elles bénéficient déjà de droits analogues dans le cadre de la LPD :

droit d'accès conformément à l'article 15 du RGPD,
droit de rectification conformément à l'article 16 du RGPD,
droit à l'effacement conformément à l'article 17 du RGPD,
droit à la limitation du traitement conformément à l'article 18 du RGPD,
droit de portabilité conformément à l'article 20 du RGPD,
droit d'opposition conformément à l'article 21 du RGPD.

Les droits mentionnés ci-dessus sont soumis aux restrictions éventuelles du RGPD ainsi que des lois nationales applicables respectives, qu'elles soient ou non relatives à la protection des données. Pour les données des locataires, ces droits s'exercent auprès de l'hôte concerné (cf. let. A) ; Ercos l'assiste au besoin.

Vous pouvez exercer ces droits par écrit à l'adresse d'Ercos mentionnée ci-dessus, ou par e-mail à l'adresse protectiondonnees@ercos.ch.

Lorsqu'un traitement repose sur votre consentement (mesure d'audience, newsletter), vous pouvez le retirer à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement effectué avant le retrait, via le bandeau de gestion des cookies ou le lien de désabonnement de la newsletter.

J. Liens vers d'autres sites web

Le site web location-salles.ch contient des hyperliens renvoyant vers des sites web tiers qui ne sont pas exploités ni contrôlés par Ercos, notamment les sites des hôtes. La responsabilité d'Ercos ne saurait être engagée pour leur contenu ou leurs pratiques en matière de protection des données.

K. Dispositions supplémentaires pour les personnes établies dans l'espace européen

Les dispositions suivantes sont uniquement applicables aux personnes établies dans l'espace européen.

Bases légales du traitement

Le traitement de vos données aux fins mentionnées à la let. E s'effectue conformément à l'article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD, en vue de l'exécution du contrat.

Le traitement est également effectué dans le cadre de la protection des intérêts légitimes d'Ercos (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD). Ces derniers incluent l'amélioration des produits et services, le contrôle et l'optimisation de la performance de notre offre, le suivi des erreurs techniques, l'établissement de statistiques internes d'utilisation, le suivi de la relation avec les hôtes ainsi que la détection, la prévention et l'élucidation d'éventuelles activités illégales.

La mesure d'audience et la newsletter reposent sur votre consentement (article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD).

En outre, les données sont traitées conformément à l'article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD afin de remplir nos obligations légales (obligations de conservation et de documentation, notamment).

Vous pouvez vous opposer à tout moment aux traitements fondés sur nos intérêts légitimes, par écrit à l'adresse d'Ercos indiquée au début de la présente Politique de confidentialité ou par e-mail à l'adresse protectiondonnees@ercos.ch.

Droit de recours

Si vous estimez que le traitement des données personnelles vous concernant viole les dispositions du RGPD, vous pouvez introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle conformément à l'article 77 du RGPD.

Notez qu'Ercos est bien évidemment disposé à prendre connaissance de vos questions et de vos souhaits avant le lancement d'une procédure formelle. Vous pouvez nous contacter par e-mail à l'adresse protectiondonnees@ercos.ch.